La gestion des factures est un élément essentiel de la bonne tenue d’une entreprise. Parmi les différents types de factures, vous avez sans doute déjà rencontré la facture acquittée. Dans cet article, nous allons expliquer ce qu’est une facture acquittée, quelles sont ses mentions obligatoires, pourquoi elle est importante pour le client et l’entreprise ainsi que les preuves qu’elle représente en cas de litige.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Pour comprendre la notion de facture acquittée, il faut avant tout connaître le cycle de vie d’une facture. Lorsqu’un produit ou service est vendu de façon effective, une facture doit être émise à l’attention du client. Cette facture constitue initialement une demande de paiement : elle précise notamment le montant TTC (toutes taxes comprises) dû par le client. Une fois la facture payée, cette dernière devient alors une facture acquittée.
En résumé, une facture acquittée est simplement une facture initiale qui a été modifiée pour mentionner explicitement que le montant correspondant a bien été réglé.
Mention de règlement sur la facture
La principale différence entre une facture classique et une facture acquittée réside donc dans la présence d’une mention spécifique portant sur le règlement du montant dû. Cette mention peut prendre différentes formes :
- Une mention telle que « Facture à régler » ou « Facture réglée » ;
- Une mention spécifique comme « Paid in full« , pour une facturation en anglais ;
- Un tampon avec la date de paiement et la signature du responsable compétent.
Ces mentions ont pour objectif d’indiquer clairement au client que son règlement a bien été pris en compte et qu’il n’a plus rien à devoir sur ce montant.
Pourquoi émettre une facture acquittée ?
La facture acquittée présente plusieurs avantages pour les parties concernées, tant pour l’entreprise que pour le client.
Rassurer le client
Tout d’abord, elle permet au client d’avoir un document écrit prouvant que le règlement de sa facture a bien été effectué. Cela peut être rassurant pour lui, notamment dans le cas où des délais de paiement importants étaient prévus. De plus, cela évite les éventuelles erreurs comptables pouvant conduire à émettre des rappels de paiements erronés par exemple.
Garantir le suivi comptable
Pour l’entreprise, émettre des factures acquittées est également très utile pour assurer un bon suivi de ses propres comptes. En effet, ces factures représentent une trace écrite de tous les paiements reçus et peuvent être conservées de façon ordonnée. Ainsi, en cas de contrôle fiscal ou d’audit interne, l’entreprise dispose de toutes les preuves nécessaires pour justifier ses revenus.
Les mentions obligatoires sur une facture acquittée
La mention principale, comme nous l’avons vu précédemment, est celle du règlement effectué. Cependant, pour être conforme à la législation, une facture acquittée doit également inclure toutes les mentions figurant sur une facture classique :
- Le nom, l’adresse et le numéro SIRET de l’entreprise ;
- La date d’émission de la facture originale ;
- Un numéro unique attribué à la facture originale ;
- Le nom et l’adresse du client ;
- La description du produit ou service vendu ainsi que son prix unitaire hors taxes ;
- Le montant total HT (hors taxes), TTC (toutes taxes comprises) et les éventuelles remises accordées ;
- La date de paiement ou les conditions de paiement prévues ;
Il convient de préciser que si la facture initiale comportait des erreurs concernant ces mentions, il est nécessaire de procéder à une rectification de la facture avant d’émettre sa version acquittée.
Comment conserver les factures acquittées ?
La conservation des factures acquittées est primordiale pour toute entreprise qui se doit de tenir à jour sa comptabilité de manière rigoureuse. En effet, en cas de contrôle fiscal ou d’audit interne, les factures acquittées sont des preuves importantes pour justifier les règlements reçus.
La durée de conservation
Les factures acquittées doivent être conservées pendant une durée minimale de 6 ans à compter de leur date d’émission ou de réception. Cette durée peut être étendue à 10 ans en cas de contrôle fiscal ou douanier.
Les options de stockage
Il existe plusieurs méthodes pour conserver ses factures :
- Le stockage papier : imprimer chaque facture et la classer dans un dossier approprié;
- Le stockage numérique : sauvegarder les factures électroniques sous forme de fichiers PDF et les archiver sur un serveur, un disque dur externe ou sur le cloud.
Dans tous les cas, il est donc recommandé de conserver les données de façon sécurisée et ordonnée afin de pouvoir mettre la main rapidement sur les factures acquittées dont vous aurez besoin en cas de contrôle ou de litige avec un client.
La facture acquittée est un document important qui permet à l’entreprise et au client de prouver que le paiement a bien été effectué. Elle comporte certaines mentions obligatoires et doit être conservée précieusement par l’entreprise. La facture acquittée offre ainsi un support fiable pour assurer la gestion comptable et représente une trace écrite indéniable en cas de litige ou de contrôle fiscal.
